Dall'email al PMS del tuo Hotel
Dalle email destrutturate a un flusso operativo collegato al PMS
Le richieste gruppi e MICE non sono semplici prenotazioni.
Sono conversazioni operative: email, modifiche, allegati, follow-up, condizioni commerciali, scadenze, dati da aggiornare e informazioni da non perdere.
deepBooking trasforma queste conversazioni destrutturate in informazioni organizzate, bozze revisionabili e dati operativi pronti per essere inviati al tuo PMS.
Dall'AI on-premise al tuo PMS
Gestire una richiesta di gruppo significa seguire una trattativa fatta di risposte, modifiche e condizioni da aggiornare. Il tuo team deve ricostruire continuamente il filo delle email e riportare manualmente i dati della prenotazione nel PMS. Un lavoro ripetitivo che allunga i tempi di gestione e aumenta il rischio di errori ad ogni modifica.
deepBooking trasforma questo processo in un flusso di informazioni organizzate, aiutando il tuo team a rispondere più rapidamente, con tutti i dettagli a disposizione, e a preparare i dati per il PMS riducendo il lavoro manuale e il rischio di errori.
Il cliente scrive alla casella del tuo hotel. L’AI locale analizza la richiesta e raccoglie le informazioni utili, come date, numero di camere ed esigenze del gruppo.
deepBooking genera automaticamente una prima bozza nella tua casella mail, sulla base delle tipologie di camera, delle tariffe e delle condizioni inserite dall’hotel nell’account Cloud. I punti da chiarire restano da verificare con il tuo team.
Trovi la risposta nella cartella Bozze: puoi leggerla, verificare i dettagli e modificare direttamente il testo della mail prima dell’invio. La preparazione è automatica; la revisione e l’invio restano nelle tue mani.
La bozza è già pronta, ma vuoi proporre condizioni particolari o aggiungere un testo personalizzato? Dall’account Cloud puoi indicare gli elementi da inserire e richiedere la preparazione di una nuova bozza in sostituzione di quella precedente non ancora inviata.
deepBooking prepara la nuova proposta nella tua casella mail. Il tuo team la verifica, può apportare gli ultimi ritocchi e invia la risposta dal consueto client di posta.
Il controllo resta all’hotel: generare o sostituire una bozza non significa inviarla. Le condizioni comunicate diventano il riferimento della prenotazione solo dopo l’effettivo invio.
Dopo l’invio, deepBooking aggiorna il riepilogo e la cronologia delle mail della trattativa con le condizioni comunicate dall’hotel: date, camere, tariffe ed eventuale termine di opzione.
La storia della trattativa, in un unico punto: ritrovi richieste, modifiche e risposte senza dover ricostruire ogni volta il filo delle email.
Il tuo team può preparare i dati della prenotazione da inviare successivamente al PMS a partire dalla risposta inviata, verificarli e completarli. La preparazione dei dati resta distinta dall’invio al PMS, che rimane sotto il controllo del tuo team.
Il cliente cambia le date, il numero di camere o chiede nuove informazioni? La nuova comunicazione viene ricondotta alla pratica e il ciclo riparte dalla preparazione della risposta.
Decine di mail, un’unica pratica: gli scambi relativi alla stessa prenotazione vengono ricondotti alla medesima trattativa. Nella cronologia Cloud, deepBooking tiene traccia delle modifiche importanti, delle richieste ricevute e delle condizioni comunicate, per ritrovare l’evoluzione della prenotazione senza ricostruire ogni volta il filo delle email.
Lo storico resta consultabile. La richiesta del cliente non sostituisce le condizioni già comunicate: queste si aggiornano quando l’hotel invia una nuova risposta.
Per iniziare
La registrazione crea il tuo accesso a deepBooking. L’attivazione del dispositivo locale è un passaggio separato, da concordare con Hotel Analytics.
Crea le credenziali di accesso e inserisci i dati dell’hotel. Potrai configurare la casella operativa successivamente.
Crea il tuo accountPer elaborare le email occorre un dispositivo configurato, associato all’hotel e collegato alla casella operativa.
Concorda l’attivazioneAI on-premise
L’analisi delle email avviene sul dispositivo locale. I corpi delle email, le bozze e i contenuti personali degli ospiti restano nel componente locale di deepBooking.
Elaborazione AI, contenuti email e preparazione delle bozze.
Configurazioni, riepiloghi operativi, cronologia e stato del dispositivo.
Una singola installazione è dedicata a un hotel e a una casella operativa.
deepBooking è progettato per lavorare con diversi modelli linguistici, eseguiti sul dispositivo locale. Scegliamo il modello e la sua configurazione in base alle esigenze del tuo hotel e all’hardware disponibile.
Tra le famiglie di modelli da valutare:
La scelta della versione e la compatibilità con deepBooking vengono verificate per la configurazione proposta.
Un dispositivo compatto, installato nel tuo hotel e dedicato all’esecuzione dei modelli LLM e all’elaborazione di deepBooking.
Sono disponibili diverse configurazioni hardware: definiamo insieme quella più adatta al modello scelto e al volume di lavoro della tua struttura.
Richieste dei clienti, tariffe e condizioni commerciali vengono elaborate dal modello sul dispositivo nel tuo hotel. Per analizzarle e preparare le bozze, deepBooking non deve inviarle a un servizio AI esterno.
L’elaborazione locale non richiede una chiamata a un’API AI esterna per ogni email. La connessione resta necessaria per la posta e la dashboard Cloud, mentre il lavoro del modello avviene nel tuo hotel.
Il mini PC dedica le proprie risorse all’elaborazione di deepBooking. Hardware e modello vengono scelti insieme in base alle esigenze della struttura, senza impegnare i computer del tuo team.
Un sistema RAG locale utilizza l’hardware dedicato per archiviare i documenti dell’hotel e cercare al loro interno le informazioni utili all’AI. Elaborazione e consultazione delle fonti condividono così la stessa infrastruttura locale.
Per ospitare un sistema RAG, memoria, spazio di archiviazione e capacità di calcolo si dimensionano anche in base al volume dei documenti e al loro utilizzo, oltre che al modello linguistico scelto.
Un sistema RAG recupera dai documenti le informazioni pertinenti e le mette a disposizione dell’AI quando prepara una risposta. Il modello può così consultare fonti specifiche della struttura, oltre alle proprie conoscenze generali.
Per un hotel significa poter valorizzare le policy, gli allestimenti delle sale meeting, i menù e qualsiasi servizio offerto dall’hotel: una base documentale aggiornata aiuta a preparare risposte più coerenti e riduce la ricerca manuale delle informazioni.
Soluzioni
16 GB RAM
Mini PC dedicato · AI on-premise
Modelli compatti, per iniziare con l’AI locale.
32 GB RAM
Mini PC dedicato · AI on-premise
Più memoria per una scelta più ampia di modelli.
64 GB RAM
Mini PC dedicato · AI on-premise
Una configurazione da valutare per modelli più grandi.
Configurazioni indicative, con modelli in versioni ottimizzate per l’esecuzione locale. I modelli elencati sono alternative tra cui scegliere, non modelli da eseguire tutti contemporaneamente. La RAM è uno dei criteri di scelta: processore, accelerazione grafica e lunghezza delle conversazioni incidono su prestazioni e memoria necessaria. Verifichiamo modello e hardware insieme prima di definire la soluzione per il tuo hotel.
Contatti
Vuoi capire come inserire deepBooking nel lavoro del tuo team? Contatta Hotel Analytics per approfondire il funzionamento e concordare il percorso di attivazione.
deepBooking è un prodotto sviluppato e gestito da Hotel Analytics. Per maggiori informazioni sui servizi di Hotel Analytics, visita www.hotelanalytics.it.
Hotel Analytics
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